Eine Copilot-Betriebsvereinbarung regelt, wie Microsoft Copilot im Unternehmen genutzt wird und welche Auswertungen ausgeschlossen sind. Sie ist allerdings keine Formsache. Copilot erfüllt die Voraussetzungen des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, denn das System eignet sich objektiv zur Verhaltens- und Leistungskontrolle. Ohne Einigung mit dem Betriebsrat steht der Rollout still.

Das trifft die IT meist nicht am Lizenztag, sondern Wochen vorher. In der Praxis scheitern diese Verhandlungen selten am guten Willen. Sie scheitern an sechs konkreten Punkten, auf die niemand vorbereitet ist. Dieser Beitrag zeigt diese sechs Streitpunkte und die passende Tenant-Einstellung dazu. Denn eine Klausel, die sich technisch nicht abbilden lässt, hilft am Verhandlungstisch wenig.

Warum Microsoft Copilot der Mitbestimmung unterliegt

Copilot unterliegt der Mitbestimmung, weil § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG technische Einrichtungen erfasst, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung bestimmt sind. Entscheidend ist dabei die objektive Eignung. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kommt es auf die Überwachungsabsicht des Arbeitgebers gerade nicht an, zuletzt bestätigt im Beschluss vom 16.07.2024, 1 ABR 16/23.

Copilot erfüllt dieses Kriterium deutlich. Das System protokolliert jede Interaktion, ordnet sie einem Benutzerkonto zu und speist Nutzungsdaten in Berichte ein. Bereits 2022 ging das Bundesarbeitsgericht bei Microsoft 365 von der Möglichkeit einer zentralen Verhaltens- und Leistungskontrolle aus (Beschluss vom 08.03.2022, 1 ABR 20/21).

Zuständig war dort der Gesamtbetriebsrat, nicht der örtliche Betriebsrat. Zudem nennt § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG den Einsatz Künstlicher Intelligenz seit 2021 ausdrücklich als Unterrichtungstatbestand. Der Betriebsrat braucht die Information also, bevor der erste Nutzer eine Lizenz erhält.

Was Gerichte zu Copilot bisher nicht entschieden haben

Zu Microsoft Copilot selbst liegt bislang keine veröffentlichte Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vor. Wer etwas anderes behauptet, meint meist den ChatGPT-Beschluss des Arbeitsgerichts Hamburg vom 16.01.2024 (24 BVGa 1/24). Dort wies das Gericht die Anträge im Eilverfahren zurück. Der tragende Grund trifft auf Copilot allerdings gerade nicht zu.

Die Beschäftigten nutzten damals private ChatGPT-Konten im Browser. Der Arbeitgeber hatte keinen Zugriff auf die dabei anfallenden Daten. Copilot ist der umgekehrte Fall, denn hier lizenziert der Arbeitgeber das System und betreibt den Tenant. Deshalb taugt der Hamburger Beschluss nicht als Freibrief.

Praktisch wichtiger ist § 80 Abs. 3 Satz 2 BetrVG. Beurteilt der Betriebsrat den Einsatz Künstlicher Intelligenz, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich. Die Kosten trägt dabei der Arbeitgeber. Planen Sie dieses Budget deshalb von Anfang an ein. Die datenschutzrechtlichen Grundlagen für den Copilot-Einsatz nach DSGVO bilden die Faktenbasis, auf die sich beide Seiten berufen.

Die 6 Streitpunkte in der Copilot-Betriebsvereinbarung

Sechs Themen entscheiden über den Verhandlungsverlauf: Zweckbindung, Auswertungsverbot, Protokollierung und Löschfristen, Schatten-KI durch den kostenlosen Copilot Chat, Modellauswahl samt Datenstandort sowie Qualifizierung der Beschäftigten. Alle sechs lassen sich vorab klären. Voraussetzung ist, dass die IT zu jeder Klausel die passende Einstellung im Microsoft-365-Tenant benennen kann.

1. Zweckbindung — wofür Copilot eingesetzt wird und wofür ausdrücklich nicht.
2. Auswertungsverbot — welche Nutzungsberichte entstehen und wer sie sieht.
3. Protokollierung und Löschfristen — wie lange Prompts und Antworten auffindbar bleiben.
4. Schatten-KI — wie der kostenlose Copilot Chat behandelt wird.
5. Modellauswahl und Datenstandort — welche Sprachmodelle die Anfragen verarbeiten.
6. Qualifizierung — wer welche Schulung erhält und wer das dokumentiert.

Streitpunkt 1 bis 3: Zweck, Auswertung und Protokollierung

Die Zweckbindung ist der einfachste Punkt und gerät trotzdem oft zu weich. Der Betriebsrat verlangt eine Positivliste erlaubter Einsatzzwecke und ein klares Verbot der Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Beides gehört wörtlich in die Vereinbarung, nicht in eine Präambel.

Beim zweiten Punkt wird es unangenehm. Der Nutzungsbericht im Microsoft 365 Admin Center weist Copilot-Aktivität standardmäßig je Benutzer aus, inklusive Anzahl der Prompts und letzter Aktivität pro App. Zudem lässt sich der Bericht als CSV exportieren. Dieser Bericht gehört offen auf den Tisch, sonst kostet er später Vertrauen.

Beim dritten Punkt geht es um Aufbewahrung. Prompts und Antworten landen als einzelne Elemente im Postfach der Beschäftigten, in einem ausgeblendeten Ordner. Über eDiscovery bleiben sie durchsuchbar und exportierbar. Genau deshalb fragt jeder gut vorbereitete Betriebsrat nach konkreten Löschfristen und nach den Rollen mit Zugriff.

Streitpunkt 4 bis 6: Schatten-KI, Modelle und Qualifizierung

Punkt vier übersehen die meisten Entwürfe. Microsoft Copilot Chat gehört ohne Zusatzkosten zu Microsoft 365 E3, E5, Business Standard und Business Premium. Er ist zudem standardmäßig angeheftet. Eine Vereinbarung, die nur die kostenpflichtigen Lizenzen erfasst, lässt diesen Teil ungeregelt. Der Geltungsbereich muss deshalb beide Varianten benennen.

Punkt fünf ist neu und taucht in kaum einem Muster auf. Microsoft setzt Anthropic als Unterauftragsverarbeiter ein. Für Kunden innerhalb der EU-Datengrenze sind diese Modelle standardmäßig deaktiviert, weil sie außerhalb der von Microsoft betriebenen EU-Rechenzentren laufen. Eine spätere Aktivierung ändert den Verarbeitungsweg. Regeln Sie daher, dass eine solche Änderung erneut der Mitbestimmung unterliegt.

Punkt sechs betrifft die Schulung. Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Beschäftigten, unabhängig von der Risikoklasse. Die EU-Kommission fordert dabei kein Zertifikat, wohl aber nachvollziehbare Maßnahmen. Was die KI-Kompetenzpflicht aus dem EU AI Act konkret bedeutet, gehört als eigener Abschnitt in die Vereinbarung.

Was sich für die Copilot-Betriebsvereinbarung technisch regeln lässt

Vier Stellschrauben decken den größten Teil der typischen Forderungen ab: das Verbergen der Benutzernamen in allen Nutzungsberichten, die Mindestgruppengröße in Viva Insights, eine Aufbewahrungsrichtlinie für den Speicherort Microsoft Copilot Experiences sowie Restricted Content Discovery für einzelne SharePoint-Sites. Jede belastbare Klausel braucht einen solchen Schalter. Andernfalls bleibt sie eine Absichtserklärung.

Nutzungsberichte und Viva Insights begrenzen

Der wichtigste Schalter sitzt im Microsoft 365 Admin Center unter Einstellungen, Organisationseinstellungen, Berichte. Dort verbirgt eine einzige Option alle Benutzernamen in sämtlichen Nutzungsberichten. Nur globale Administratoren dürfen sie ändern, und jede Änderung landet im Überwachungsprotokoll. Genau das macht sie als Nachweis brauchbar.

Im Copilot Dashboard von Viva Insights greift zusätzlich eine Mindestgruppengröße. Der Standardwert liegt bei zehn Personen, das Minimum bei fünf. Kleinere Gruppen zeigen folglich keine Werte.

Wichtig für die Verhandlung: Der individuelle Opt-out der Beschäftigten erfasst die Copilot-Nutzungsdaten ausdrücklich nicht. Diese bleiben auf Zeilenebene verfügbar. Sprechen Sie den Punkt aktiv an, sonst steht er später als Vertrauensbruch im Raum. Eine Ausschlussliste nimmt einzelne Personen dagegen zuverlässig aus allen Auswertungen heraus, etwa die Mitglieder des Betriebsrats.

Protokolle, Aufbewahrung und Zugriffsgrenzen

Copilot-Aktivität protokolliert Microsoft Purview automatisch unter dem Ereignis CopilotInteraction. Das Protokoll enthält Metadaten und die verwendeten Dateien, nicht den Prompttext. Die Standardaufbewahrung beträgt 180 Tage. Auch Audit Premium aus Microsoft 365 E5 verlängert das nicht automatisch: Die einjährige Aufbewahrung gilt dort nur für Exchange, SharePoint, OneDrive und Entra. Nennen Sie die tatsächlich gesetzte Frist deshalb ausdrücklich im Vereinbarungstext.

Ein Sonderfall ist das Copilot-Gedächtnis. Aufbewahrungsrichtlinien greifen dort nicht, und die Aktionen erzeugen keine Protokolleinträge. Die Funktion ist zudem standardmäßig aktiv (Stand: August 2026). Deaktivieren Sie sie oder benennen Sie die Ausnahme offen.

Bei den Zugriffsgrenzen zahlt sich Vorarbeit aus. Sind die SharePoint-Berechtigungen vor dem Copilot-Start bereinigt, gibt es im Verhandlungstermin deutlich weniger zu erklären. Restricted Content Discovery ergänzt das gezielt für einzelne Bereiche, etwa Personalakten oder Geschäftsführungs-Sites.

Neue Vereinbarung oder Ergänzung der Microsoft-365-BV?

Beide Wege funktionieren, und die Entscheidung hängt an Ihrer bestehenden Regelung. Existiert bereits eine Rahmenbetriebsvereinbarung zu Microsoft 365 mit einer tragfähigen Öffnungsklausel, genügt meist eine Ergänzung. Fehlt diese Klausel, ist eine eigene Vereinbarung der sauberere Weg.

Gegen ein völlig eigenständiges Dokument spricht ein praktisches Argument. Copilot ist kein separates Produkt, sondern eine Funktionsschicht über Exchange, SharePoint und Teams. Klauseln zu Protokollierung oder Löschfristen verweisen deshalb zwangsläufig auf bestehende Regelungen.

Zwei Dokumente mit widersprüchlichen Fristen erzeugen später Auslegungsstreit. Prüfen Sie daher zuerst den Bestand. Achten Sie außerdem auf die Zuständigkeit: Bei mehreren Standorten liegt sie nach der Rechtsprechung zu Microsoft 365 regelmäßig beim Gesamtbetriebsrat.

Zeitplan: Betriebsratsverfahren und Copilot-Rollout

Bewährt hat sich diese Reihenfolge: Unterrichtung nach § 90 BetrVG, Bereinigung der Berechtigungen, Konfiguration des Tenants, danach Verhandlung anhand der fertigen Konfiguration. Den Sachverständigen nach § 80 Abs. 3 BetrVG holen Sie früh dazu, nicht am Ende. So verhandeln beide Seiten über nachprüfbare Einstellungen statt über Absichten.

Belastbare Zahlen zur Verhandlungsdauer gibt es dagegen nicht. Weder Bitkom noch die Hans-Böckler-Stiftung veröffentlichen dazu eine Erhebung. Kursierende Angaben wie vier bis acht Wochen stammen aus Marketingtexten ohne Methodik. Planen Sie deshalb nach Abhängigkeiten statt nach Wochenzahlen.

Wie jung das Thema ist, zeigt eine Panelbefragung des Weizenbaum-Instituts. Der Anteil der Betriebe mit einer speziell auf KI zugeschnittenen Vereinbarung stieg von 2 Prozent im Jahr 2024 auf 13 Prozent im Jahr 2025 (n = 385 bzw. 440 Betriebe mit Betriebsrat). Die meisten Unternehmen verhandeln also gerade zum ersten Mal. Diese Reihenfolge verzahnt sich gut mit dem Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Copilot-Einführung im Mittelstand, sodass Pilotphase und Verhandlung parallel laufen. [AURUM-INPUT: typische Gesamtdauer eines begleiteten Verfahrens, falls belastbar]

Typische Fehler bei der Copilot-Betriebsvereinbarung

Am häufigsten scheitert es an der späten Einbindung. Wird der Betriebsrat erst nach dem Lizenzkauf informiert, verhandelt die IT unter Zeitdruck und zahlt das mit Zugeständnissen. Direkt daraus folgt der zweite Fehler: Entwürfe aus dem Internet landen im Dokument, ohne dass jemand die eigene Konfiguration prüft.

• Geltungsbereich nur auf lizenzierten Copilot bezogen, Copilot Chat bleibt offen.
• Löschfristen zugesagt, die keine Aufbewahrungsrichtlinie im Tenant abbildet.
• Nutzungsberichte im Admin Center nicht erwähnt, obwohl sie personenbezogen vorliegen.
• Kein Verfahren für neue Funktionen, obwohl Microsoft monatlich ausliefert.
• Agenten aus Copilot Studio nicht geregelt, obwohl sie eigene Protokolle erzeugen.

Am teuersten wird der letzte Punkt dieser Liste. Copilot entwickelt sich in kurzen Zyklen weiter, und jede neue Auswertungsfunktion kann erneut der Mitbestimmung unterliegen. Eine Vereinbarung ohne Änderungsverfahren veraltet daher innerhalb weniger Monate. Sinnvoll ist eine feste jährliche Prüfung mit einem dokumentierten Konfigurationsbericht. [AURUM-INPUT: Beispiel für ein vereinbartes Änderungsverfahren aus einem Kundenprojekt]

Was AURUM für Sie übernimmt

AURUM begleitet den technischen Teil des Verfahrens. Wir dokumentieren Ihre Tenant-Konfiguration so, dass jede geplante Klausel eine überprüfbare Einstellung erhält. Dazu zählen Nutzungsberichte, Aufbewahrung, Modellauswahl und Zugriffsgrenzen.

Konkret erstellen wir eine Übersicht aller Auswertungsmöglichkeiten in Ihrem Tenant. Anschließend setzen wir die vereinbarten Einstellungen um und liefern einen Konfigurationsnachweis für den Betriebsrat. Auf Wunsch begleiten unsere Beraterinnen und Berater den Verhandlungstermin als technische Auskunftspersonen.

Die rechtliche Ausgestaltung übernimmt Ihre Kanzlei, denn dafür sind wir nicht zuständig. Als Microsoft Gold Partner in Nürnberg unterstützen wir Sie mit Beratung rund um Microsoft 365 und die Copilot-Lizenzierung. [AURUM-INPUT: Branche und Unternehmensgröße eines begleiteten Betriebsratsverfahrens]

Häufige Fragen zur Copilot-Betriebsvereinbarung

Weitere häufige Fragen zur Copilot-Betriebsvereinbarung

Fazit: Erst konfigurieren, dann verhandeln

Eine Copilot-Betriebsvereinbarung gelingt, wenn jede Klausel auf eine nachweisbare Einstellung im Tenant zeigt. Klären Sie deshalb zuerst die sechs Streitpunkte technisch, danach juristisch. Gute Vorlagen liefern der Bitkom-Leitfaden zu KI und Mitbestimmung sowie die kommentierte Muster-Betriebsvereinbarung des Projekts HUMAINE. Für den technischen Teil sprechen Sie uns für ein Erstgespräch an.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Er stellt keinen anwaltlichen Rat zum Einzelfall dar. Für die rechtliche Prüfung und die Formulierung Ihrer Betriebsvereinbarung wenden Sie sich bitte an eine Kanzlei für Arbeitsrecht oder an Ihre Rechtsabteilung. Die genannte Rechtsprechung sowie die beschriebenen Microsoft-Funktionen geben den Stand vom August 2026 wieder und können sich ändern.