Die SharePoint Intranet Kosten liegen im Mittelstand 2026 einmalig bei rund 12.000 bis 57.000 Euro, je nach Größe und Anforderungen. Die Lizenzen sind dabei meist schon bezahlt, denn SharePoint Online steckt in jedem Microsoft-365-Business-Plan. Das Budget fließt deshalb vor allem in Konzeption, Einrichtung, Design und Schulung. Hinzu kommen laufende Kosten für Betreuung und Weiterentwicklung.

Dieser Beitrag rechnet drei typische Szenarien mit 50, 150 und 300 Mitarbeitern offen durch. Sie sehen Beratertage je Projektphase, aktuelle Lizenzpreise und die Gesamtkosten über drei Jahre. Außerdem erfahren Sie, wann sich ein Intranet-in-a-Box lohnt und welche Posten Budgets typischerweise sprengen. Alle Preise sind Nettopreise mit Stand September 2026. Als Microsoft-Partner aus Nürnberg kalkulieren wir solche Projekte regelmäßig.

Was kostet ein SharePoint-Intranet 2026?

Ein SharePoint-Intranet kostet 2026 einmalig etwa 12.000 Euro für 50 Mitarbeiter und rund 57.000 Euro für 300 Mitarbeiter mit mehreren Standorten. Laufend kommen jährlich etwa 3.300 bis 13.500 Euro für Betreuung, Weiterentwicklung und zusätzliche Frontline-Lizenzen hinzu. Über drei Jahre ergibt das rund 9 bis 12 Euro pro Mitarbeiter und Monat.

Die Software selbst ist selten der Kostentreiber. Entscheidend ist der Projektumfang: Wie viele Bereiche braucht das Intranet? Müssen Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz eingebunden werden? Sind Mehrsprachigkeit oder Schnittstellen zu HR- und ERP-Systemen nötig? Jede dieser Fragen verändert die Zahl der Beratertage deutlich.

Vorsicht bei Pauschalangeboten ohne Aufschlüsselung. Sie lassen sich kaum vergleichen, weil der Leistungsumfang oft verschieden ist. Fragen Sie deshalb immer nach Beratertagen je Phase. Genau diese Aufschlüsselung zeigen wir in den Beispielrechnungen weiter unten.

Welche Kostenbausteine hat ein SharePoint-Intranet?

Ein SharePoint-Intranet besteht aus vier Kostenblöcken: Lizenzen, Projektkosten, laufender Betreuung und interner Arbeitszeit. Den größten Anteil haben fast immer die einmaligen Projektkosten, denn die Lizenzen sind meist vorhanden. Nur die ersten drei Blöcke tauchen auf Rechnungen auf. Die interne Arbeitszeit fehlt dagegen in vielen Budgets, obwohl sie über den Erfolg entscheidet.

Lizenzen: Was Microsoft 365 bereits enthält

SharePoint Online und Viva Connections sind in allen Microsoft-365-Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Wer Microsoft 365 bereits nutzt, zahlt für das Intranet also keine zusätzliche Lizenz. Die aktuellen Listenpreise bei jährlicher Bindung laut Microsoft Deutschland:

Bei monatlicher Abrechnung verlangt Microsoft rund 20 Prozent Aufschlag. Die neuen Preise gelten seit dem 1. Juli 2026 und greifen bei Bestandsverträgen zur nächsten Verlängerung. Details dazu finden Sie in unserem Beitrag zur Microsoft 365 Preiserhöhung 2026.

Beim Speicher erhält jeder Tenant 1 TB plus 10 GB pro Lizenz, so beschreibt es die Microsoft-Dokumentation zu SharePoint-Limits. Zusatzspeicher kostet je nach Vertrag rund 0,18 bis 0,20 Euro pro GB und Monat. Für ein reines Intranet reicht der Grundspeicher fast immer aus.

Projektkosten: Beratertage je Projektphase

Die Projektkosten ergeben sich aus der Zahl der Beratertage mal Tagessatz. Für unsere Beispiele setzen wir 1.100 Euro pro Tag an. Dieser Rechenwert orientiert sich an der Tagessatz-Studie 2026 von Metrics, veröffentlicht bei CIO.de im März 2026. Sie nennt für Europa 1.065 Euro für Infrastruktur-Engineering und 1.369 Euro für Architekten. Der Wert ist eine Rechengröße für diesen Vergleich, kein Angebot.

Ein Intranet-Projekt durchläuft typischerweise sieben Phasen:

1. Anforderungsworkshop und Konzept: Ziele, Zielgruppen, Inhalte und Verantwortliche festlegen.
2. Informationsarchitektur und Berechtigungen: Seitenstruktur, Hub-Sites und Zugriffsrechte planen.
3. Einrichtung: Startseite, News, Abteilungsbereiche, Dokumentbibliotheken und Suche aufbauen.
4. Design und Branding: Corporate Design, Navigation und mobile Darstellung umsetzen.
5. Inhaltsmigration: Bestehende Dokumente und Seiten übernehmen und bereinigen.
6. Schulung und Change: Redakteure schulen, Mitarbeiter informieren, Start begleiten.
7. Projektmanagement: Abstimmung, Tests und Abnahme steuern.

Wie Sie diese Phasen inhaltlich vorbereiten, zeigt unser Leitfaden Intranet mit SharePoint: Planung in 7 Schritten.

Beispielrechnung: SharePoint Intranet Kosten für 50, 150 und 300 Mitarbeiter

Für 50 Mitarbeiter kostet ein SharePoint-Intranet einmalig rund 12.100 Euro, für 150 Mitarbeiter rund 25.300 Euro und für 300 Mitarbeiter rund 57.200 Euro. Die drei Szenarien zeigen, wie sich diese Werte zusammensetzen. Alle Rechnungen gehen davon aus, dass Microsoft 365 Business Standard bereits lizenziert ist. Der Tagessatz beträgt 1.100 Euro, die Werte sind gerundet. Es handelt sich um Richtwerte, nicht um ein Angebot.

Szenario 1: 50 Mitarbeiter an einem Standort

Ein Handelsunternehmen mit 50 Büro-Mitarbeitern möchte News, fünf Abteilungsbereiche, ein Mitarbeiterverzeichnis und zentrale Dokumente bündeln. Das Design folgt dem Corporate Design, eigene Entwicklungen sind deshalb nicht nötig.

Insgesamt liegt der Aufwand bei rund 11 Beratertagen: 2 Tage Konzept, 1 Tag Berechtigungen, 4 Tage Einrichtung, je 1 Tag Design, Migration, Schulung und Projektmanagement. Das ergibt einmalig etwa 12.100 Euro. Zusätzliche Lizenzen fallen dabei nicht an. Für Betreuung und kleine Erweiterungen sollten Sie rund 3 Beratertage pro Jahr einplanen, also etwa 3.300 Euro.

Szenario 2: 150 Mitarbeiter, davon 30 in der Produktion

Ein Maschinenbauer hat 120 Büro-Arbeitsplätze und 30 gewerbliche Mitarbeiter ohne eigenen PC. Außerdem soll die Produktion News und Schichtinformationen per Smartphone erhalten.

Deshalb steigt der Aufwand auf rund 23 Beratertage. Konzept und Berechtigungen brauchen je 4 Tage, die Einrichtung 6 Tage. Dazu kommen 3 Tage Migration sowie je 2 Tage Design, Schulung und Projektmanagement. Einmalig ergibt das etwa 25.300 Euro. Die 30 Produktionsmitarbeiter erhalten F1-Lizenzen für 936 Euro pro Jahr. Mit 6 Betreuungstagen liegen die laufenden Kosten deshalb bei rund 7.540 Euro jährlich.

Szenario 3: 300 Mitarbeiter, drei Standorte, zwei Sprachen

Ein Zulieferer mit drei Werken beschäftigt 220 Büro-Mitarbeiter und 80 Frontline-Mitarbeiter. Das Intranet soll deutsch und englisch sein und Daten aus dem HR-System anzeigen.

Dadurch fallen hier rund 52 Beratertage an. Die größten Posten sind Einrichtung (10 Tage), Konzept (7 Tage) sowie Berechtigungen, Migration, Schnittstellen und Projektmanagement mit je 6 Tagen. Hinzu kommen je 4 Tage Design und Schulung sowie 3 Tage Mehrsprachigkeit. Einmalig sind das etwa 57.200 Euro. Zusätzlich kosten die 80 F1-Lizenzen 2.496 Euro pro Jahr. Zusammen mit 10 Betreuungstagen entstehen laufend rund 13.500 Euro jährlich.

Laufende SharePoint Intranet Kosten und Gesamtkosten über drei Jahre

Über drei Jahre kostet ein SharePoint-Intranet in unseren Szenarien rund 22.000 bis 98.000 Euro. Umgerechnet sind das rund 9 bis 12 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Die laufenden Kosten machen dabei 41 bis 47 Prozent der Gesamtsumme aus. Die Gesamtkosten, kurz TCO, zeigen damit realistischer als der Projektpreis, was Ihr Intranet tatsächlich kostet.

Auffällig ist der Skaleneffekt: Kleine Unternehmen zahlen pro Kopf mehr, weil Konzept und Grundeinrichtung fix anfallen. Zudem enthält die Tabelle keine interne Arbeitszeit. Planen Sie deshalb mindestens eine feste Redaktionsrolle und Ansprechpartner in jedem Fachbereich ein. Ohne sie veralten Inhalte, und das Intranet verliert seine Nutzer.

Individuelles SharePoint-Intranet oder Intranet-in-a-Box?

Welche Variante günstiger ist, hängt von Nutzerzahl, Funktionsbedarf und Zeitplan ab. Ein individuelles SharePoint-Intranet hat höhere Projektkosten, aber keine zusätzlichen Lizenzgebühren. Ein Intranet-in-a-Box ist dagegen ein fertiges Produkt, das auf SharePoint aufsetzt. Es startet schneller und bringt fertige Funktionen mit, kostet aber laufend pro Nutzer.

Bekannte Produkte sind Jint (ehemals Mozzaik365) und Powell. Beide veröffentlichen keine Listenpreise. Der Anbieter Jint nennt in seinem eigenen Kostenleitfaden 8 bis 10 US-Dollar pro Nutzer und Monat als Marktspanne für einige hundert Nutzer.

Für 150 Mitarbeiter wären das rund 14.400 bis 18.000 US-Dollar pro Jahr. Über drei Jahre summieren sich allein die Lizenzen damit auf 43.200 bis 54.000 US-Dollar. Dafür sinkt der Projektaufwand, weil Vorlagen, Mitarbeiter-App und Lesebestätigungen schon fertig sind. Nehmen wir etwa 12 Beratertage an, kommen mit Betreuung und F1-Lizenzen rund 26.000 Euro hinzu. Das individuelle Intranet aus Szenario 2 kostet im selben Zeitraum rund 47.900 Euro. Allerdings müssten Funktionen wie Mitarbeiter-App oder Lesebestätigungen dort zusätzlich entwickelt werden.

Ein Intranet-in-a-Box passt deshalb besonders, wenn:

• Sie schnell starten müssen und wenig interne IT-Kapazität haben,
• viele Frontline-Mitarbeiter das Intranet per App nutzen sollen,
• Sie regelmäßige Produkt-Updates statt Eigenentwicklung wünschen.

Ein individuelles Intranet passt dagegen besser bei sehr speziellen Anforderungen, knappem laufendem Budget oder starkem eigenem Microsoft-365-Know-how.

Achten Sie außerdem auf die Stabilität des Anbieters. Das Produkt Valo wurde zum 31. Juli 2025 eingestellt, und Abo-Kunden verloren den Zugang. Als Jint-Partner rechnen wir beide Varianten gerne für Ihr Unternehmen nebeneinander durch.

Versteckte SharePoint Intranet Kosten: Typische Fehler bei der Planung

Die teuersten versteckten Kosten sind vergessene Frontline-Lizenzen und die 300-Nutzer-Grenze der Business-Pläne. Budgets scheitern also selten an der Technik, sondern an Posten, die im Angebot fehlen. Diese sechs Fehler sehen wir in Angeboten und Projekten am häufigsten:

1. Frontline-Mitarbeiter vergessen: Gewerbliche Mitarbeiter brauchen eine eigene Lizenz, etwa F1 für 2,60 Euro pro Monat.
2. 300-Nutzer-Grenze übersehen: Business-Pläne gelten nur bis 300 Nutzer. Danach kostet E3 mit Teams rund 37,77 Euro statt 12,13 Euro.
3. Berechtigungen nicht aufgeräumt: Offene Freigaben werden spätestens mit Copilot zum Risiko und verursachen Nacharbeit.
4. Keine Redaktion eingeplant: Ohne feste Zuständigkeiten veraltet das Intranet innerhalb weniger Monate.
5. Monatliche Abrechnung gewählt: Sie kostet rund 20 Prozent mehr als die jährliche Bindung.
6. Migration unterschätzt: Alte Dateiablagen enthalten oft Dubletten, die vor dem Umzug bereinigt werden müssen.

Besonders Punkt 3 wird oft unterschätzt. Wie Sie Berechtigungen strukturiert bereinigen, beschreibt unser Beitrag SharePoint-Intranet für Copilot vorbereiten.

Gibt es eine Förderung für ein SharePoint-Intranet?

Eine Förderung ist in Bayern über den Digitalbonus möglich, allerdings nur für kleine Unternehmen. Antragsberechtigt sind Firmen mit weniger als 50 Beschäftigten und höchstens 10 Millionen Euro Jahresumsatz. Das Programm läuft laut Digitalbonus Bayern bis Ende 2027.

Konkret fördert der Digitalbonus Standard 50 Prozent der Kosten bis maximal 7.500 Euro. Die Variante Plus erlaubt bis zu 30.000 Euro für innovative Vorhaben. Zudem müssen die förderfähigen Ausgaben mindestens 4.000 Euro betragen.

Wichtig sind drei Einschränkungen. Erstens gilt Standard-Software wie Microsoft 365 nicht als förderfähig. Zweitens dürfen Beratung und Schulung höchstens die Hälfte der förderfähigen Kosten ausmachen. Drittens darf das Projekt vor der Bewilligung nicht beginnen, schon eine mündliche Beauftragung zählt als Start. Die Bundesprogramme go-digital und Digital Jetzt sind dagegen bereits ausgelaufen.

Wann rechnet sich ein SharePoint-Intranet?

Ein SharePoint-Intranet rechnet sich meist schon, wenn jeder Büro-Mitarbeiter täglich wenige Minuten Suchzeit spart. Laut der McKinsey-Studie The social economy von 2012 verbringen Wissensarbeiter rund 1,8 Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen. Die Zahl ist älter, zeigt aber die Größenordnung des Problems.

Ein vorsichtiges Rechenbeispiel für Szenario 2: 120 Büro-Mitarbeiter sparen jeweils fünf Minuten pro Tag. Bei 220 Arbeitstagen sind das rund 2.200 Stunden im Jahr. Die Gesamtkosten liegen dagegen bei etwa 16.000 Euro pro Jahr. Das Intranet amortisiert sich damit bereits ab rund 7,30 Euro interner Kosten pro Arbeitsstunde.

Hinzu kommen Effekte, die sich schwerer beziffern lassen. Neue Mitarbeiter finden Richtlinien und Ansprechpartner schneller. Außerdem entfallen Rundmails an alle, und Produktionsmitarbeiter erhalten Informationen erstmals direkt. Zudem schafft eine saubere Struktur die Grundlage für Microsoft Copilot, das nur so gute Antworten liefert wie die Daten dahinter.

Was AURUM für Sie übernimmt

AURUM plant und baut SharePoint-Intranets für Mittelständler, von der ersten Anforderung bis zum Betrieb. Nach einem Anforderungsworkshop erhalten Sie eine Kalkulation mit Beratertagen je Phase, so transparent wie in diesem Beitrag. Dadurch können Sie Angebote vergleichen und intern belastbar budgetieren.

Unsere Consultants in Nürnberg übernehmen Konzept, Informationsarchitektur, Berechtigungen, Design, Migration und Schulung Ihrer Redakteure. Auf Wunsch prüfen wir auch, ob ein Intranet-in-a-Box für Sie günstiger ist.

So haben wir zum Beispiel für ein internationales Fertigungsunternehmen mit rund 10.000 Mitarbeitern ein komplettes Intranet umgesetzt. Das Projekt umfasste die Migration der Altdaten, die Gestaltung der Seiten und die Einführung. Nach der Übergabe begleiten wir das Unternehmen weiter, mit Supportvertrag und direktem Kontakt zu unseren Experten. Dieselbe Vorgehensweise nutzen wir auch für kleinere Intranets im Mittelstand.

Mehr zu unserem Vorgehen finden Sie auf der Seite zur SharePoint-Intranet-Beratung.

Häufige Fragen zu SharePoint Intranet Kosten

Weitere Fragen zu SharePoint Intranet Kosten

Fazit: SharePoint Intranet Kosten transparent planen

Ein SharePoint-Intranet kostet im Mittelstand einmalig rund 12.000 bis 57.000 Euro. Über drei Jahre sind das rund 9 bis 12 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Lizenzen sind meist vorhanden, entscheidend sind Projektumfang, Frontline-Anbindung und eine feste Redaktion. Fordern Sie deshalb Angebote mit Beratertagen je Phase an. Gerne rechnen wir Ihr Szenario gemeinsam durch.